مدیریت منابع انسانی (بخش هفتم : تفویض اختیار Delegation of authority)

یکی از شاخصهای مهمّ که موجبات توسعه و رشد سازمان را فراهم می آورد ، باور و اعتقاد به امر تفویض اختیار می باشد.

این امر بدیهی است که اگر روش مدیریتی ما بگونه ای باشد که تمامی تصمیمات و اقدامات اساسی می بایست توسط شخص ما انجام شود، قطعاً دامنه فعالیتهای ما محدود خواهد گردیدو ما قادر نخواهیم بود فعالیتهای گسترده ای را در سازمان به انجام رسانیم، توان ، تخصص و زمان ، عوامل محدود کننده ای هستند که اجازه اقدامات گوناگون را به ما نخواهند داد، لذا در صورتیکه اراده ما بر انجام کارهای گسترده وتوسعه دامنه کسب و کارمان قرار دارد، بناچار باید این فعالیت ها را باکمک و مشارکت دیگران به انجام رسانیم و این امر یعنی آنکه بخشی از مسئولیتهای خود را به دیگران تفویض نموده تا آنها براساس توانائیهای خود کارها را به انجام رسانده و ما نیز نقش نظارتی و هدایتی خود در آن حوزه را به عهده بگیریم.

همانگونه که در شکل بالا مشاهده می نمایید، در فرآیند تفویض اختیار سه اصل کلی می بایست رعایت شود:
ابتدا آنکه عمل تفویض به معنی واقعی انجام پذیرد و جنبه ظاهری نداشته و تنها یک پز مدیریتی نباشد، در بسیاری از موارد مشاهده می نماییم که مسئولیتی به مدیر و یا به یکی از کارکنان واگذار می گردد ولی همزمان از آنها خواسته می شود که در تمامی مراحل کار ، قبل از انجام از ما تا ییدیه بگیرند، اینگونه عملکرد ، آثار مثبت تفویض اختیار را به همراه نخواهد داشت ، زیرا شخصی که به او تفویض نموده ایم قادر نخواهد بود در این روش ، استعدادها، توانائیها و قدرت تصمیم گیری خود را به کار گرفته و نقشی تاثیر گذاری در چهارچوب مسئولیت خود داشته باشد. پس لازمست با طی مراحلی که تا این مرحله از مباحث توسعه منابع انسانی تشریح شد، اختیار برای تصمیم گیری را براساس توانایی ، جایگاه و مسئولیت کارکنان به آنها تفویض نماییم.

دومین اصل در این فرآیند ، پاسخگو بودن شخصی است که به او اختیار را تفویض نموده ایم ، بعبارتی کارکنان به میزان اختیاری که از سازمان می گیرند، می بایست به همان اندازه در مقابل مسئولیتی که به آنها سپرده شده است و همچنین در مقابل عملکرد خود پاسخگو باشند ، این ویژگی نه تنها از اصول ضروری در این فرآیند می باشد ، بلکه موجب تقویت این فرآیند و شیوه مدیریتی در سازمان نیز خواهد شد.

و سومین اصل در این فرآیند ، کنترل نتایج عملکرد نیروهایی است که تصمیم گیری و اجرای بخش هایی از فعالیت های سازمان به آنها تفویض شده است ، وجود این شاخص باید بگونه ای باشد که در عین نظارت بر چگونگی عملکرد کارکنان و کمک و راهنمایی برای موفقیت آنها در امور ، روحیه شهامت و جسارت و اراده تصمیم گیری را در آنها خدشه دارنکند.

همانگونه که در تصویر بالا نشان داده شده است ، رابطه این سه عامل رابطه ای دوسویه می باشد ، بعبارتی به هرمیزان که شخص در مقابل مسئولیتی که به او سپرده شده است پاسخگو باشد، به همان اندازه میزان اختیاراتی که به او تفویض خواهد شد بیشتر خواهد کردید و همچنین به هر میزان که فرآیند کنترلی همراه با کمک و راهنمایی در جهت بهبود کار شخص انجام شود و میزان نگرانی اور را از این فرآیند به حداقل برساند، به همان اندازه شخص در مقابل سازمان پاسخگو بوده و به طریق اولی میزان تفویض اختیار در سازمان افزایش پیدا خواهد نمود.

همانگونه که عدم تفویض اختیار مانع از تحقق فرآیند توسعه و رشد در سازمان میگردد، تفویض اختیار غیر اصولی نیز می تواند لطمات و صدمات شدیدی را به سازمان وارد نماید و بر همین اساس لازمست در فرآیند تفویض اختیار علاوه بر طی مراحل پیش زمینه در نیروها که در بخشهای قبل به آن اشاره شد ، مراحل تفویض بصورت گام به گام و مرحله به مرحله انجام پذیرد.


شکل بالا مراحل اصولی و گام به گام تفویض اختیار را نشان میدهد:

مرحله اول : اجرای تصمیمات رهبر
در اینجا مراد از رهبر، رهبر سازمان نیست بلکه به هر نیروی ارشدی که میخواهد بخشی از مسئولیت خود را به نیرویی که در سطح پایین تر سازمان قراردارد تفویض نماید ، تلقی شده که دارای روحیه هدایت و راهنمایی می باشد.

در این مرحله رهبر تصمیمات را می گیرد و آن را به یک برنامه تبدیل می کند و نیروی زیر دست برنامه را اجرا می نماید. در این مرحله ما تنها میخواهیم میزان مهارت و قدرت اجرایی او را اندازه گیری نماییم.

مرحله دوم : برنامه ریزی و اجرا بر اساس توصیه های رهبر
در این مرحله رهبر توصیه های اولیه و خط ومشی کارها را ارائه می نماید و نیرو باید بر این اساس ابتدا برنامه ریزی نموده و سپس به اجرای آن بپردازد. در این مرحله نیرو یاد می گیرید که کم کم برنامه ای را که خود در طراحی آن نقش داشته است را اجرا نماید.

مرحله سوم : مشاوره وتفویض برنامه ریزی و اجرا
در این مرحله رهبر تنها نقش مشاور را برای نیروی خود بعهده می گیرد، نیرو می تواند از نقطه نظرات مشاور استفاده نماید ولی آگاه است که تمام مسئولیت برنامه ریزی واجرا با خود اوست و باید در مقا بل سازمان پاسخگو باشد

مرحله چهارم : تفویض با لا توسط رهبر
در این مرحله رهبر بخش قابل ملاحظه ای از مسئولیت و اختیار خود در امر برنامه ریزی واجرا را به نیروی خود تفویض می نماید و او موظف است آن مسئولیت را با تکیه بر اراده وتوان خود به انجام رساند. در این مرحله رهبر کم کم از او فاصله گرفته ونقش خود را به حداقل می رساند.

مرحله پنجم : تفویض کامل رهبر به نیرو
در این مرحله نیرو با طی نمودن چهار مرحله قبل و ارائه نتایج مثبت به رهبر ، به مرحله ای می رسد که رهبر تصمیم می گیرد تمامی مسئولیت و اختیار در آن حوزه را به او تفویض نماید.

باید توجه داشت که در تمامی این پنج مرحله ، رعایت سه اصل اساسی تفویض اختیار یعنی : اختیار ، پاسخگو بودن و کنترل میبایست رعایت گردیده تا بر اساس آن قادر باشیم مراحل تفویض اختیار را به درستی طی نموده و سازمان را از خطرات و آسیب های ناشی از اقدامات غیر اصولی آن حفظ نما ییم.

یکی از شاخصه های مهمی که وجود آن امری ضروری برای به فعلیت رسیدن قابلیتها و پتانسیل های نیروها در سازمان می باشد، میزان آزادی عمل در سازمان است . میزان آزادی عمل در سازمانها رابطه مستقیم با میزان تفویض اختیار در آن سازمان داشته و بر اساس آن اندازه گیری می شود.



شکل با لا رابطه این دو پارامتر را نسبت به یکدیگر نشان می دهد، بر این اساس به هر میزان که مدیر بر این باور باشد که می بایست مسئولیت ها و اختیارات را به سایر مدیران و نیروهای تحت مدیریت خود تفویض نماید ، به همان میزان میدان فعا لیّت و میزان آزادی عمل در این میدان را ، در سازمان گسترش خواهد داد که نتایج آن ، شکوفایی نیروها، مشارکت و بهره گیری از توانایی ها و پتانسیل های حد اکثری آنان خواهد بود و براساس این نتایج رهبر سازمان قادر خواهد بود حوزه ها و دامنه های کسب و کار خود را ارتقاء دهد.